私は雑兵

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【仕事】手順書を探す手順をください

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仕事を引き継ぐためにネットワーク上に保管されたドキュメントを眺めている。

とにかく先人たちが残したノウハウを手に入れようと、古代の遺跡に足を踏み入れ、歴史的価値のある手順書を手に入れるための冒険が今、まさしく始まろうとしているのである。

 

しかし、遺跡は入り組んでいる。

まず、手順書を探す手順をください。

 

【目次】

 

業務で利用しているドキュメント共有システムの迷路化問題

いやいや、洒落にならないのだ。まじで。

 

ノウハウを共有するために、手順を明文化し、それを関係者全員がアクセスできる場所に保管するのはとてもよいことだ。

業務を共有することで誰がその作業を行っても一定の品質が担保されるからだ。

 

しかし、問題はそれを保管しているシステムにある。

 

フォルダの階層化は、よほど頭のよい人が作成するか、もしくは定期的に運営がメンテナンスを行うかしないと迷路になることがほとんどだ。

それはフォルダを作成する人のルールが共有できていないことに原因がある。

 

「この作業するために一時フォルダ作成しよう!」

「作業終わったけど、ログとして残しておきたいし、このフォルダはここに置いておこう!」

 

というパターンもあれば

 

「このドキュメントを保存するフォルダを作成しよう!」(すでに別の場所に似たような内容のフォルダがあると知らずに)

 

なんてパターンもある。

ぶっちゃけ、ドキュメントを保管するフォルダの階層構造などに時間をかけている余裕はどの現場もなく、すべての人が、それぞれ個々のルールに則り、自由にフォルダを作成した結果、システムが迷宮化するのだ。

 

迷宮化したフォルダをさまよう冒険者「あのドキュメントどこだよ!」

迷宮化する原因は分かった。

では、迷宮化したシステムを利用するとどのようなことが起こるか。

 

単純に目的のドキュメントへたどり着くのが困難になるのである。

 

過去2回ほど、事情で退職した人のPCからデータを吸い上げたが、その人のワークフォルダは、人となりを表すと思う。

ある人は依頼された事業部ごとに綺麗に整頓され、ある人はタスクごとに管理をしている。

フォルダは、その人の脳内である。

 

だからこそ、フォルダ製作者と同じ思考回路を持ち合わせていない他人が迷うのだ。

 

Aというドキュメントを保管するルールは各々によって違う。

担当者で覚えている人もいれば、事業部で覚えている人もいる。

 

登場人物がたったの2名でさえ、この状態なのだ。

複数人が作成したフォルダを、どうして簡単に進むことができようか。

 

迷宮化しないためには定期メンテナンスと、ショートカット作成がおすすめ

こうして迷宮化することにより、ノウハウの共有という事業を活性化させる作業を滞らせることになってしまう。

 

こうならないためには、まず迷宮化せぬよう、フォルダ構成を定期的にメンテナンスすることをおすすめする。

私は定期的にメールフォルダやワークフォルダを整理しているが意外に時間と思考力を要する。

しかし、そうすることで他の人が見た場合もたどり着きやすくなるはずだ。

 

そのような時間がない場合はショートカットを作成するのが手軽である。

よく利用するフォルダなどはショートカットとして登録しておき、このページさえ見ればどのフォルダにも一発で行ける!という案内板を用意するのだ。

 

さて、このプロジェクトの隊長に任命されたのだし、ショートカットはどこかに保管せねばなるまい。

「ショートカット、どこにあったっけ!?」とならない位置に……