私は雑兵

社内ニートが何者かになりたいブログ

【仕事】議事録作成を効率化したノウハウを書いておく

f:id:tawashi_ch:20180821204610p:plain

私は社内ニートだが、一週間に一回だけ仕事がある。それが定例会議の議事録を作成することだ。


会議に参加(1時間)し、議事録を作成(1時間)するので2時間程度時間がつぶれる最高の時間だったりする。

 

とはいえ、1時間の議事録を1時間で作成するまでにはかなりの練習を要した。


折角なので、その技術をおすそ分けする次第である。

 

 

議事録作成が苦手だった話

「議事録 作成 コツ」でGoogleを検索し、出てきた記事は読みつくした。それくらい、私は議事録が苦手だった。

 

知らないおじさんが、しらないなりに話を進めて、それをメモ取るってどういう苦行?とは今でも思っている。

 

しかし、社内ニートの仕事は現在のところこれしかない。

せっかくなので、できる限り『速く』『上手く』『ミスのない』議事録を作り上げることにしたのだった。

 

コツ1:メモはOneNoteがおすすめ

メモには断然OneNoteをおすすめする。

OneNoteはOffice系ソフトだ。

 

このソフトの特徴はショートカットキーが充実していること

そのため、ショートカットキーを押すと、簡単に文字の色を変更したりすることができ、会議をしながら内容を添削することができる

※ 詳細は「ノート シール」で検索してほしい

 

もしOneNoteがインストールされていないPCであれば、Enterキーで改行できるソフトをおすすめする。個人的にOneNote以外であればWordが一番よい

 

またメモにPCを禁止されている非効率的な職場である場合は、許可をもらうか、諦めてノートにメモしよう


だが、個人的にはPCの持ち込みを許可してもらうのが一番良い。そんな古代的な会社は化石のようなものなので、化石にはだまって新時代を受け入れてもらおう。

 

コツ2:分からないことは聞こう

私たちが目指すべきは『議事録を作成し終えること』だ。


そのために、手段を選ぶ必要はない。

 

だからこそ、恥ずかしがらずにわからないことは聞こう

 

単語とか、人名とか、わかるはずないのである。赤ちゃんが運転などできないように、会議に初めて参加した人は会議の内容すら理解できないのである。

 

また、「なんでもかんでも聞いてくるなよ~、少しは考えろよ~」と苛立つ先輩もいるだろう。


そういう人は効率化をはき違えている化石である。素直に土に還ってもらうため、我々は「そうですね。でもわからないので!」と言って対抗しよう


大丈夫、新時代は我々が作るのだ。

 

コツ3:承認をしてくれる人が『ギリギリ許してくれる内容の薄さ』を目指せ

議事録だからって会議のすべてを記載しなければいけないわけではない。


必要なのは以下の3項目に絞られる。

 

  • 決定事項
  • 課題事項
  • 簡単な経緯

 

決定事項、課題事項は記載を薄めることはできない。であれば、削るべきは簡単な経緯である。

 

そこまで詳細に書く必要はない。最初どういう意見で、最終的にどうなったかが理解できれば意外にだれも文句は言わない


というか議事録を読む人は、大体が会議の出席者であり、出席者は流れを記憶しているはずなので、詳細に書かなくても分かってくれるはずなのだ。

 

もしかしたら「議事録ってのは会話を全部記載するものなんだよ?なんなの?このうっすい議事録」と言われることもあるかもしれない

 

しかし、その人は古代、音声レコーダが存在しない時代を生き抜いた化石である

 

「ハハハ、そうっすね」と言いながらレコーダデータを投げつけよう。

 

結論:そもそも議事録が化石である

個人的に思う。

 

そもそも、音声レコーダで音声も記録できるし、会議中に全員で議事録を書きながら会議ができる、技術の発達したこの世の中で議事録自体が化石である。

 

会議でどう決まったか、だれが責任を持つのかの所在を明らかにすることは大事だが、その書類のために、本来の業務を数時間も止めるのはあまりに非効率だ。
(だからこそ、手の空いている新入社員にふられるわけだが)

 

いずれ、技術的に発達し議事録作成を必要としない世の中がくることを願っている。

 

とはいえ、今すぐになくなられると私の仕事がなくなって困るので、あと3年後とかにしてもらいたい。